Die Personalverwaltung ist eine der grundlegenden Aufgaben des Personalmanagements. Beinhaltet alle administrativen und routinemäßigen HR-Aufgaben. Darüber hinaus gehören die Führung, Planung und Entwicklung des Personals zu den Kernaufgaben des Personalmanagements.
Befriedigt
- Personalmanagement – Definition
- Ziele des Personalmanagements
- Personalmanagement: Aufgaben
- Personalmanagement: Funktionen
- Rechtssicherheit und Datenschutz
- Digitalisierung im Personalmanagement
- digitale Personalakte
- Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten
- Selbstbedienung für Mitarbeiter
Personalmanagement – Definition
Personalverwaltung wird auch Personalverwaltung oder transaktionale Personalarbeit genannt. Diese Form des Managements befasst sich intensiv mit der Beziehung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen. Im Rahmen von Transaktionsvorgängen werden auch Daten an Dritte übermittelt. Beispielsweise werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die zuständigen Behörden weitergeleitet.
Definition
Das Personalmanagement umfasst alle Verwaltungs- und Routineaufgaben der Personalabteilung – von der Einstellung bis zum Ausscheiden von Mitarbeitern. Dabei sind stets die gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen, Handelsverträge und Arbeitsverträge der Arbeitnehmer zu beachten.
Ziele des Personalmanagements
Das Kernziel der Personalverwaltung: die Aktualität personenbezogener Daten sicherzustellen. Dadurch ist eine optimale interne Kommunikation gewährleistet. Darüber hinaus ist eine effiziente Verwaltungsarbeit Voraussetzung für aruhige interne Zusammenarbeit. Generell besteht die Aufgabe des Personalmanagements darin, alle Prozesse rund um die Mitarbeiter des Unternehmens zu organisieren und zu vereinfachen.
Durch die effektive und korrekte Wahrnehmung seiner Aufgaben trägt das Personalmanagement dazu bei, das übergeordnete Ziel des Personalmanagements zu erreichen:Mitarbeiterzufriedenheitgründen, pflegen oder erweitern. Denn eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und ein funktionierendes Personalmanagement bringen entscheidende Vorteile für das Unternehmen. Sind Mitarbeiter zufrieden, arbeiten sie produktiver und kreativer, werden seltener krank und sind ihrem Arbeitgeber gegenüber loyaler.
Personalmanagement: Aufgaben
Berufe in der Personalverwaltung lassen sich unterteilen in:zwei KategorienMan unterscheidet zwischen Personalverwaltungsaufgaben aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen einerseits und Verwaltungsaufgaben der Personalpolitik und strategischen Planungsentscheidungen andererseits. Zu letzteren gehören wichtige Managementdaten, Leistungsvergleiche oder Mitarbeiterbefragungen. Aufgaben, die sich aus betrieblichen Gründen ergeben oder auf einschlägigen Gesetzen beruhen, sind beispielsweise die Bearbeitung von Arbeitszeitsystemen, Sozialversicherungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken, Ein- und Austritte von Mitarbeitern oder Arbeitszeugnissen.
Normalerweise verwenden Unternehmen aPersonalinformationssystem, das die Personalabteilung bei der Aufgabenerledigung unterstützt. In diesem System werden einerseits die persönlichen Daten jedes Mitarbeiters aus der Personalakte erfasst und andererseits Lohndaten und Arbeitszeitnachweise, Personalstatistiken,Reisekostenund Verwaltung des Arbeitsplans.
Grundaufgaben der Personalverwaltung:
- Erkennen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter, sammeln und bewerten Sie relevante Informationen und zeichnen Sie Trends auf
- Erstellung, Verwaltung und Pflege von Personalakten
- Erfassen Sie Ankünfte, Abgänge und Personalveränderungen
- Entwerfen Sie Arbeitsverträge und andere Vereinbarungen, wie zum Beispiel Kreditverträge oder Untermietverträge
- Bearbeiten Sie Mitarbeiteranfragen, zum Beispiel Urlaub oder zusätzliche Schulungen
- Verwalten Sie die gesamte Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen, Buchhaltungsbüros, Versicherungen und Vertragspartnern
- Ein- und Austrittsmanagement von Mitarbeitern
- Umgang mit Abwesenheiten von Mitarbeitern
- Überwachen Sie die Zahlung von Löhnen und Gehältern
- Arbeitszeiten erfassen
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Personalmanagement: Funktionen
Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nimmt die Personalverwaltung folgende Aufgaben wahr:
- Informationen bereitstellen:Es stellt in kurzer Zeit aktuelle Daten für einzelne Mitarbeiter, bestimmte Gruppen oder die gesamte Belegschaft bereit. Daten können in der Regel aus dem persönlichen Archiv heruntergeladen werden. Persönliche Informationssysteme gewinnen in diesem Zusammenhang zunehmend an Bedeutung.
- Prozessabwicklung:Mitarbeiter werden eingestellt, versetzt, befördert oder verlassen das Unternehmen. Für die administrative Steuerung dieser Prozesse ist die Personalverwaltung zuständig.
- Mitteilungen:Neben der Antragstellung des Arbeitnehmers beim Arbeitsamt und der Handelskammer ist die Personalverwaltung für die Übermittlung der Gehaltsberechnung an die Berufsgenossenschaft, die Meldung der Lohnsteuer und die Weiterleitung der Gehaltsberechnung an die Sozialverwaltung zuständig. Sicherheitssystem.
- Kontrollieren:Fluktuationen, Abwesenheiten, Überstunden, Urlaubsansprüche und Arbeitszeiten werden vom Personalbereich überprüft. Die Steuerung der Arbeitszeit ist insbesondere für Regelungen zur flexiblen Arbeitszeit relevant.
- Persönlicher Schutz:Die Personalverwaltung gewährleistet die Einhaltung des Arbeitsschutzes der Arbeitnehmer und die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen.
Rechtssicherheit und Datenschutz
HR-Mitarbeiter arbeiten täglich mit persönlichen und streng vertraulichen Informationen wie Name, Adresse, Gesundheitsinformationen, Kontoinformationen, Zeugnissen und Lebensläufen. Diese Daten unterliegen einem besonderen gesetzlichen Schutz. Deshalb müssen verantwortliche Mitarbeiter in allen Prozessen die Vorschriften der geltenden Gesetzgebung einhalten. Insbesondere im Zuge der Stärkung des Datenschutzes durchDSGVOUnternehmen müssen auf die Rechtskonformität interner Prozesse achten.
Welche Bedeutung hat die DSGVO für die Personalverwaltung?
- Werden die personenbezogenen Daten des Mitarbeiters nicht mehr benötigt, müssen diese gelöscht werden.
- Mitarbeiter müssen der Nutzung ihrer Daten aktiv zustimmen.
- Mitarbeiter haben ein Recht darauf zu erfahren, welche Daten das Unternehmen erfasst und verarbeitet hat.
- Arbeitnehmer können von ihrem Arbeitgeber eine Kopie aller gespeicherten Daten anfordern.
- Im Falle eines Datenverlustes sind Arbeitgeber verpflichtet, der behördlichen Meldepflicht innerhalb der vorgegebenen Frist von 72 Stunden nachzukommen.
Digitalisierung im Personalmanagement
Im Zuge der Digitalisierung können viele Aufgaben des Personalmanagements vereinfacht werden. Darüber hinaus berücksichtigen Softwarehersteller zunehmend Datenschutzbestimmungen und machen ihre Produkte dadurch noch attraktiver. Beispielsweise ermöglicht eine Funktion innerhalb solcher Programme das automatische Löschen von Daten nach einer bestimmten Zeit. Heute gibt es für nahezu alle Bereiche der Personalverwaltung digitale Lösungen.
digitale Personalakte
Eine digitale Personalakte verwaltet – genau wie eine Papierakte – Mitarbeiterdaten. Das digitale Personenarchiv hat gegenüber dem klassischen Archiv entscheidende Vorteile. Eine zentrale Datenverwaltung sorgt für eine Vereinfachung der Personalverwaltung, da die digitale Akte von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden kann. Autorisierte Personen könnenZugriff auf das persönliche digitale Archiv jederzeit. Mit Hilfe des Rechtesystems kann der Zugriff nur ausgewählten Benutzern gewährt werden. Auch hier ist ein eingeschränkter Zugriff möglich, sodass der Benutzer nur einige Daten sehen kann.
Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Gerade im Bereich des Zeit- und Abwesenheitsmanagements lassen sich einige Prozesse digital verwalten:
- Berechnung der Arbeitsabwesenheit
- Fluktuation im Unternehmen
- Anzahl der Überstunden
- Abwesenheiten wegen Krankheit, Elternzeit etc.
- das Recht auf Jahresurlaub
- Messung der Arbeitszeitin flexiblen Arbeitszeiten
- mehr Bildung
Selbstbedienung für Mitarbeiter
Eine weitere Möglichkeit, die Personalverwaltung zu entlasten, ist der sogenannte Self-Service für Mitarbeiter. Mithilfe bestimmter Tools können Mitarbeiter dies tunadministrative Aufgaben selbstständig erledigen. Beispielsweise können sie ihre persönlichen Daten selbst einsehen und ändern. Dies verhindert vor allem Eingabefehler seitens der Personalverwaltung. Weitere Self-Service-Möglichkeiten für Mitarbeiter sind die Selbsteinreichung von Urlaubsanträgen oder die Selbstführung von Arbeitszeiterfassungen. Die Auslagerung dieser Prozesse bringt jedoch nicht nur Vorteile für die Personalverwaltung, sondern auch für die Mitarbeiter. diese sehen besser ausEinblicke in Geschäftsprozesse: Sie können beispielsweise den aktuellen Status der Bearbeitung von Urlaubsanträgen einsehen.
Tipp
Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehört die Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Der erste Schritt besteht jedoch darin, den richtigen Kandidaten für die Stelle zu identifizieren. In unserem perfekten Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie anhand von Stellenbeschreibungen den richtigen Kandidaten für Ihr Unternehmen findenAnforderungsprofil.
Bitte beachte, dasscoole NeuigkeitenDieser Artikel.
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